اهمیت فرآیندهای حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین از آنجا ناشی می‌شود که فعالیت‌های این بخش از سازمان از یکسو در رابطه‌ی کاری مستقیم و دائمی با بخش‌های مهم و محوری از جمله کارپردازی، خرید داخلی، سفارشات خارجی، حسابداری مالی، برنامه‌ریزی مواد، انبارداری، حوزه‌‌های طراحی مهندسی، تولید و تجهیزات تعمیر و نگهداری می‌باشد و از سوی دیگر با سایر ارکان سازمان (ازجمله منابع انسانی، تحقیق و توسعه، فروش و بازاریابی و...) رابطه‌ی کاری غیر مستقیم دارد.

 

جایگاه رفیع این بخش از سازمان آنگاه بیشتر و روشن‌تر می‌شود که به نقش محوری آن به عنوان رابطی معتبر و درگاه تعاملی کلیدی فی‌مابین ارکان داخلی هر سازمان با بسیاری از مراکز فعالیت و مراجع ذیصلاح برون‌سازمانی اشاره شود.

خرید داخلی

امروزه با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه‌ی تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات(ICT) ، ماهیت و روش‌های عرضه و تأمین کالاها و خدمات به سرعت در حال تغییر است، به طوری که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک، تأثیرات روزافزونِ مقوله‌های تأثیرگذاری چون تشدید گونه‌های متنوع رقابت، خلق فعالیت‌های تجاری جدید، کیفیت کالاها و خدمات، نوآوری و تکنولوژی‌های روزآمد، تمرکز و عدم تمرکز در فرآیندهای تولید و تأمین و نظایر آن‌ها را بر کسب و کار خویش مشاهده می‌کنند.

در هر سازمانی مدیریت حوزه‌ی تأمین مسئول اصلی تهیه و تأمین تجهیزات، کالاها و خدمات می‌باشد. هدف اصلی مدیریت این بخش، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف سازمان و رفع نیاز آن‌ها به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده سازمانی است و با توجه به طیف گسترده‌ی تأمین‌کنندگان، شیوه‌های مختلف تأمین کالاها و خدمات، نوسان قیمت‌ها و... ، فرآیند تأمین آن‌ها را تا آنجایی پیچیده‌تر و وظایف مدیریت خرید و تدارکات را دشوارتر نموده، که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به‌موقع (JIT)  در این حوزه بسیار بیش از پیش اهمیت یافته است.

بر همین اساس امروزه مأموریت‌های سازمانی زیر جزء لاینفک وظائف مدیران کارآمد حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین به شمار می‌رود :

  • اطلاع به موقع از نیاز به تجهیزات و کالا/خدماتِ واحدها و بخش‌های مختلف سازمان
  • اطلاع (از) و نظارت (بر) موجودی انبار و پیش‌بینی‌های لازم جهت اقدام به خرید کالا
  • تحقیق و شناسایی تأمین‌کنندگان جدید و نیز ارزیابی (کمی و کیفی) مستمر کلیه آن‌ها
  • اتخاذ سازوکارهایی برای کاهش هزینه‌های تأمین کالاها و خدمات، اعم از قیمت اصلی و هزینه‌های جانبی با هدف کاهش بهای تمام شده محصولات تولیدی و خدمات قابل ارائه به مشتریان
  • نظارت بر عملیات خرید و تدارکات به هنگام و موفقیت‌آمیز (در راستای استمرارِ تولید بدون وقفه محصولات)
  • نظارت و کنترل بر اطلاعات محوری و فرآیند گردش کار ازجمله مقادیر، مراحل و پرداخت به تأمین‌کنندگان

با توجه به توضیحات فوق‌الاشاره، هم اکنون مسئولیت مدیران حوزه‌ی تأمین، از حالت معمول و کم‌دامنه‌ی گذشته (که عمده‌ی وظایف ایشان به انجام سفارشات و درخواست‌های خرید سازمان خلاصه‌ می‌شد) به برنامه‌ریزی و مدیریت زنجیره‌ی گسترده‌ای از فعالیت‌ها و ارتباطات در نظام‌ مدیریتی سازمان تبدیل شده است.

بهره‌برداری از راهکار جامع مدیریت تأمین شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز، شامل نرم‌افزارهای خرید داخلی، خرید خارجی، مدیریت قراردادها و مدیریت تحویل کالا که با هدف پوشش نیازهای فوق استقرار می‌یابد در تعامل سیستمی با نرم‌افزارهای کنترل موجودی و حسابداری انبار، مدیریت وجوه نقد و حسابداری مالی،گامی اساسی در انجام بهینه‌ی عملیات حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین کالاها و خدمات به شمار می‌رود و به عنوان ابزاری کارآمد، متضمن تحقق شیوه‌ی مدیریت بر مبنای اطلاعات در سازمان‌های خدماتی و بنگاه‌های اقتصادی می‌باشد.

ویژگی‌های سیستم

خرید داخلی

ویژگی‌های بارز

  • کنترل و مانیتورینگ کلیه فعالیت‌های حوزه تأمین (مانند حوزه‌های انبارداری، کارپردازی، قراردادها، حسابداری، مدیریت و...) 
  • ایجاد بانک جامع اطلاعاتی از کلیه تأمین‌کنندگان (شامل تولیدکنندگان، نمایندگی‌ها، فروشندگان، واسطه‌ها و ...)
  • ایجاد بانک اطلاعاتی جامع از کلیه خریدهای داخلی انجام شده از تأمین کنندگان 
  • کنترل و مانیتورینگ عملکرد کلیه تأمین‌کنندگان 
  • ارزیابی تأمین‌کنندگان (فروشندگان، پیمانکاران، سازندگان و ...) در حد کالا، خدمت و ساخت
  • ایجاد لیست سیاه تأمین‌کنندگان، جهت کنترل و جلوگیری از سفارش به آن‌ها 
  • بومی‌سازی اطلاعات سیستم بر اساس اطلاعات پایه سازمان استفاده کننده از سیستم 
  • تعریف و تدوین CPM  فرآیند تأمین (در سطح کل سازمان، یا در سطح نوع خرید و یا در حد یک سفارش) و کنترل با عملکرد چرخه خرید
  • تهیه لیست مقایسه قیمت‌ها بر اساس ارزهای مختلف و معادل‌سازی آن‌ها
  • طراحی کلیه فرم‌های ورودی اطلاعات (input) یک چرخه و یا یک مرحله بر اساس نیاز کاربران 
  • طراحی کلیه فرم‌های خروجی اطلاعات (output)  یک چرخه خرید بر اساس نیاز کاربران 
  • تعریف روش تسهیم هزینه‌های یک خرید به اقلام خریداری شده  
  • محاسبه قیمت تمام شده در سطح خرید، پارتی حمل و اقلام خریداری شده 
خرید داخلی

امکانات

  • ثبت اطلاعات تأمین‌کنندگان و طبقه‌بندی آن‌ها بر اساس نوع كالا
  • ثبت نتایج ارزیابی تأمین‌کنندگان از طریق شاخص‌های مورد نظركاربران 
  • كنترل سطح (Grade) فروشندگان هنگام استعلام و یا صدور سفارش
  • ثبت و اصلاح درخواست‌های خرید به شکل دستی و یا دریافت مكانیزه از سیستم انبار
  • تخصیص درخواست‌های خرید به گروه‌های مرتبط 
  • تعریف شابلونی به منظور ارجاع خودكار درخواست‌های خرید به گروه‌های مربوطه
  • طراحی فرم سفارشی ورود اطلاعات برای هر مرحله سفارش
  • برنامه‌ریزی خرید برای هر سفارش و محاسبه تاریخ تقریبی رسید كالا
  • صدور سفارش موقت 
  • ثبت و پیگیری خریدهای مستقیم
  • تهیه استعلام خرید از تأمین‌کنندگان و ثبت اطلاعات پیشنهاد قیمت فروشندگان
  • تهیه صورت مقایسه بین استعلام‌های دریافتی (COMPARISON LIST) 
  • ثبت نتایج كمیسیون خرید و اطلاع آن 
  • کنترل و پیگیری سفارشاتی كه حمل آن به دفعات صورت می‌گیرد 
  • ارائه آخرین وضعیت سفارشات و موجودی در راه
  • ثبت مغایرت‌های اقلام سفارش شده و دریافت شده
  • ایجاد بانك اطلاعاتی از خریدهای گذشته و ذخیره اطلاعات ضروری در مورد كالا، منابع تأمین، شرکت‌های فروشنده و...
  • ثبت هزینه‌های سفارشات و تعیین روش تسهیم هزینه‌ها به اقلام سفارش 
  • دریافت اطلاعات رسید كالای موقت، رسید كالای دائم، تعدیل رسید كالا، برگشت از خرید از سیستم انبار
  • آنالیز هزینه‌های سفارشات و محاسبه قیمت تمام شده خرید به تفكیك هر قلم خرید داخلی 
  • ارسال بخشی و یا کل یک درخواست خرید به سیستم خرید خارجی (سفارشات)
  • ثبت مستندات چند رسانه‌ای برای درخواست، سفارش، استعلام خرید و استعلام حمل
  • تعریف لیست سیاه مشتریان و دلایل مرتبط با آن در رابطه با هر مشتری 
  • ثبت اطلاعات حمل به تفكیك كانتینر
  • امكان بستن پارتی و محاسبه هزینه‌ها به تفكیك هر پارتی
  • ارسال سند تعهدی به مالی هم‌زمان با ارسال درخواست پرداخت و یا پرداخت تنخواه به سیستم وجوه نقد
  • امكان ثبت كالای جایگزین در مرحله ثبت پاسخ استعلام و یا فاكتور
  • طراحی گزارشات عمومی و ویژه خرید
خرید داخلی

مزایا و برتری‌ها

  • تعریف قانون برای ارجاع خودكار درخواست‌های خرید به گروه‌های خرید و یا کارپردازان ذیربط
  • مانیتورینگ عملکرد تأمین‌کنندگان در مقاطع مختلف: 
    • قبل از سفارش گذاری
    • هنگام مذاکره و عقد قرارداد
    • در جریان خرید
    • و ...
  • ارزیابی تأمین‌کنندگان بر اساس شاخص‌های مورد نظر مدیریت و یا مهندسی خرید هر سازمان در سطوح 
    • کالا
    • خدمت 
    • سفارش ساخت (تولید)
  • تدوین CPM  فرآیند تأمین کلیه خریدها 
    • در سطح کل سازمان
    • در سطح یک نوع خرید (استعلامی، قراردادی، ساخت، مستقیم و ... )  
    • و یا حتی در حد یک سفارش خاص 
  • طراحی کلیه فرم‌های ورودی اطلاعات برای مراحل مسیرهای بحرانی (CPM) تعریف شده در سیستم
  • تعریف روش تسهیم هزینه‌های یک خرید به اقلام خریداری شده بر اساس مبانی و ضرایب مورد نظر حسابداری قیمت تمام شده   
  • محاسبه قیمت تمام شده بر اساس روش و مبانی تعریف شده در سطح
    • خرید
    • پارتی حمل 
    • اقلام خریداری شده
  • ارائه گزارشات متنوع از آنالیز هزینه‌های تخصیص داده شده در مراحل مختلف یک خرید تا حد حمل (پارتی)/ کالا
  • ارائه گزارش آنالیز محاسبه قیمت تمام شده خرید داخلی
  • طراحی گزارشات اختصاصی موردنیاز مدیران جهت اتخاذ تصمیمات مناسب و به موقع
خرید داخلی

Latest Features

  • امکان انتخاب ردیف‌های هزینه -در زمان ارسال به وجوه نقد- برای درخواست پرداخت
  • امکان صدور ثبت اسناد تعهدی به مالی بر اساس سال وقوع هزینه، به تفکیک سال جاری و سال قبل و به شکل تنظیماتی
  • امکان دریافت فایل متنی در هنگام ارتباط انبار و خرید
  • امکان صدور سند بستن حساب سفارشات خارجی به مالی، هنگام بستن پارتی در خریدهای خارجی
  • 5 مرکز شدن سیستم خرید
  • اضافه شدن مراکز کمکی در سفارش و هزینه
  • تکمیل شابلون سند مالی
  • تکمیل شابلون سند وجوه
  • تجمیع ردیف‌های سند ارسالی به مالی
  • امکان ثبت هزینه‌های سفارشات خارجی پیش از ثبت رسید موقت انبار
  • امکان کنترل مقدار رسید انبار در زمان ارسال دستور پرداخت به وجوه نقد
  • امکان پارامتریک شدن شرح سند تنخواه

گزارش‌ها

    • برنامه هفته جاری گروه‌های خرید
    • آخرین وضعیت سفارشات
    • تأخیر اقدامات سفارشات
    • درخواست‌های سفارش نشده
    • هزینه‌های سفارشات
    • اقلام رسیده شده 
    • مانده اقلام خریداری شده 
    •  مانده اسناد درخواست، سفارش، بارنامه و ...
    • رهگیری یک چرخه خرید از درخواست خرید تا رسید قطعی در انبار
    • مقایسه حول محورهای تأمین‌کنندگان، تغییرات قیمت بر اساس زمان، میزان خرید بر اساس مصرف 
    • و ...

ارتباط با سایر سیستم‌ها

جریان کار

    • دریافت درخواست خرید از مراجع مرتبط 
    • بررسی و کنترل سابقه خردی کالا (خدمت) درخواست شده، توسط مسئولین ذیربط 
    • طی مراحل تأییدات و مجوزهای لازم از مدیریت 
    • ارجاع درخواست خرید به مسئولین خرید (کارپردازان) 
    • منابع یابی با توجه ضوابط و دستورالعمل‌ها
    • تهیه و ارسال استعلام قیمت به تأمین‌کنندگان و جمع‌آوری پاسخ استعلام‌ها 
    • تهیه صورت مقایسه و ارائه به کمیسیون خرید 
    • تشکیل جلسه کمیسیون معاملات و تعیین تأمین کننده برنده 
    • عقد قرارداد با تأمین کننده 
    • بر اساس مفاد قرارداد، ارسال مکانیزه دستور (درخواست) پرداخت به تأمین کننده به سیستم وجوه نقد (پیش‌پرداخت)
    • طی مراحل خرید و کنترل و پیگیری CPM آن 
    • رسید کالا به انبار
    • بر اساس مفاد قرارداد، ارسال مکانیزه دستور (درخواست) پرداخت به تأمین کننده به سیستم وجوه نقد (تسویه با تأمین کننده)
    • ارسال مکانیزه  قیمت‌های رسید به حسابداری انبار
    • صدور و ارسال مکانیزه سند مالی به سیستم حسابداری مالی