اهمیت فرآیندهای حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین از آنجا ناشی می‌شود که فعالیت‌های این بخش از سازمان از یکسو در رابطه‌ی کاری مستقیم و دائمی با بخش‌های مهم و محوری از جمله کارپردازی، خرید داخلی، سفارشات خارجی، حسابداری مالی، برنامه‌ریزی مواد، انبارداری، حوزه‌‌های طراحی مهندسی، تولید و تجهیزات تعمیر و نگهداری می‌باشد و از سوی دیگر با سایر ارکان سازمان (ازجمله منابع انسانی، تحقیق و توسعه، فروش و بازاریابی و...) رابطه‌ی کاری غیر مستقیم دارد.

جایگاه رفیع این بخش از سازمان آنگاه بیشتر و روشن‌تر می‌شود که به نقش محوری آن به عنوان رابطی معتبر و درگاه تعاملی کلیدی فی‌مابین ارکان داخلی هر سازمان با بسیاری از مراکز فعالیت و مراجع ذیصلاح برون‌سازمانی اشاره شود.

خرید خارجی

امروزه با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه‌ی تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات(ICT) ، ماهیت و روش‌های عرضه و تأمین کالاها و خدمات به سرعت در حال تغییر است، به طوری که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک، تأثیرات روزافزونِ مقوله‌های تأثیرگذاری چون تشدید گونه‌های متنوع رقابت، خلق فعالیت‌های تجاری جدید، کیفیت کالاها و خدمات، نوآوری و تکنولوژی‌های روزآمد، تمرکز و عدم تمرکز در فرآیندهای تولید و تأمین و نظایر آن‌ها را بر کسب و کار خویش مشاهده می‌کنند.

در هر سازمانی مدیریت حوزه‌ی تأمین مسئول اصلی تهیه و تأمین تجهیزات، کالاها و خدمات می‌باشد. هدف اصلی مدیریت این بخش، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش‌های مختلف سازمان و رفع نیاز آن‌ها به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده سازمانی است و با توجه به طیف گسترده‌ی تأمین‌کنندگان، شیوه‌های مختلف تأمین کالاها و خدمات، نوسان قیمت‌ها و... ، فرآیند تأمین آن‌ها را تا آنجایی پیچیده‌تر و وظایف مدیریت خرید و تدارکات را دشوارتر نموده، که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به‌موقع (JIT)  در این حوزه بسیار بیش از پیش اهمیت یافته است.

بر همین اساس امروزه مأموریت‌های سازمانی زیر جزء لاینفک وظائف مدیران کارآمد حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین به شمار می‌رود :

  • اطلاع به موقع از نیاز به تجهیزات و کالا/خدماتِ واحدها و بخش‌های مختلف سازمان
  • اطلاع (از) و نظارت (بر) موجودی انبار و پیش‌بینی‌های لازم جهت اقدام به خرید کالا
  • تحقیق و شناسایی تأمین‌کنندگان جدید و نیز ارزیابی (کمی و کیفی) مستمر کلیه آن‌ها
  • اتخاذ سازوکارهایی برای کاهش هزینه‌های تأمین کالاها و خدمات، اعم از قیمت اصلی و هزینه‌های جانبی با هدف کاهش بهای تمام شده محصولات تولیدی و خدمات قابل ارائه به مشتریان
  • نظارت بر عملیات خرید و تدارکات به هنگام و موفقیت‌آمیز (در راستای استمرارِ تولید بدون وقفه محصولات)
  • نظارت و کنترل بر اطلاعات محوری و فرآیند گردش کار ازجمله مقادیر، مراحل و پرداخت به تأمین‌کنندگان

با توجه به توضیحات فوق‌الاشاره، هم اکنون مسئولیت مدیران حوزه‌ی تأمین، از حالت معمول و کم‌دامنه‌ی گذشته (که عمده‌ی وظایف ایشان به انجام سفارشات و درخواست‌های خرید سازمان خلاصه‌ می‌شد) به برنامه‌ریزی و مدیریت زنجیره‌ی گسترده‌ای از فعالیت‌ها و ارتباطات در نظام‌ مدیریتی سازمان تبدیل شده است.

بهره‌برداری از راهکار جامع مدیریت تأمین شرکت مهندسی نرم‌افزار رایورز، شامل نرم‌افزارهای خرید داخلی، خرید خارجی، مدیریت قراردادها و مدیریت تحویل کالا که با هدف پوشش نیازهای فوق استقرار می‌یابد در تعامل سیستمی با نرم‌افزارهای کنترل موجودی و حسابداری انبار، مدیریت وجوه نقد و حسابداری مالی،گامی اساسی در انجام بهینه‌ی عملیات حوزه‌ی پشتیبانی و تأمین کالاها و خدمات به شمار می‌رود و به عنوان ابزاری کارآمد، متضمن تحقق شیوه‌ی مدیریت بر مبنای اطلاعات در سازمان‌های خدماتی و بنگاه‌های اقتصادی می‌باشد.

ویژگی‌های سیستم

خرید خارجی

ویژگی‌های بارز

  • کنترل و مانیتورینگ کلیه فعالیت‌های حوزه سفارشات خارجی تأمین (مانند حوزه‌های اعتبارات، ترخیص‌کاران، انبارداری عملیات گمرکی، حسابداری سفارشات، مدیریت و ...)
  • ایجاد یک بانک جامع اطلاعاتی از کلیه تأمین‌کنندگان خارجی (شامل تولیدکنندگان، نمایندگی‌ها، فروشندگان، واسطه‌ها و ...)
  • ایجاد یک بانک اطلاعاتی جامع از کلیه خریدهای خارجی انجام شده از منابع خارجی
  • کنترل و مانیتورینگ عملکرد کلیه منابع خارجی
  • امکان ارزیابی تأمین‌کنندگان خارجی (شامل تولیدکنندگان، نمایندگی‌ها، فروشندگان، واسطه‌ها و ... ) در حد کالا
  • امکان ایجاد لیست سیاه تأمین‌کنندگان، جهت کنترل و جلوگیری از سفارش به آن‌ها
  • امکان بومی‌سازی اطلاعات سیستم بر اساس اطلاعات‌پایه سازمان استفاده‌کننده از سیستم
  • تعریف و تدوین CPM فرآیند سفارشات خارجی (در سطح کل سازمان یا در سطح نوع خرید و یا در حد یک سفارش) و کنترل با عملکرد استاندارد چرخه خرید خارجی
  • امکان تهیه لیست مقایسه قیمت‌ها بین پروفرم‌های دریافتی بر اساس ارزهای مختلف و معادل‌سازی آن‌ها به یکدیگر
  • امکان طراحی کلیه فرم‌های ورودی اطلاعات (input) یک چرخه و یا یک مرحله بر اساس نیاز کاربران
  • امکان طراحی کلیه فرم‌های خروجی اطلاعات (output) یک چرخه خرید بر اساس نیاز کاربران
  • امکان تعریف روش تسهیم هزینه‌های یک سفارش خارجی به اقلام سفارش شده
  • امکان محاسبه قیمت تمام شده در سطح کل سفارش خارجی، پارتی حمل و اقلام سفارش
خرید خارجی

امکانات

  • ثبت اطلاعات تأمین‌کنندگان و طبقه‌بندی آن‌ها بر اساس نوع كالا
  • ثبت نتایج ارزیابی تأمین‌کنندگان از طریق شاخص‌های مورد نظر کاربران
  • كنترل سطح (Grade) فروشندگان هنگام استعلام و یا صدور سفارش
  • ثبت و اصلاح درخواست‌های خرید به شکل دستی و یا دریافت مكانیزه از سیستم انبار
  • تخصیص درخواست‌های خرید به گروه‌های مرتبط
  • تعریف شابلونی به منظور ارجاع خودكار درخواست‌های خرید به گروه‌های مربوطه
  • طراحی فرم سفارشی ورود اطلاعات برای هر مرحله سفارش
  • برنامه‌ریزی خرید برای هر سفارش و محاسبه تاریخ تقریبی رسید كالا
  • صدور سفارش موقت
  • تهیه فرم استعلام بها و ارسال آن برای فروشندگان خارجی
  • دریافت و ثبت اطلاعات پروفرما (Performa)
  • تهیه استعلام خرید از تأمین‌کنندگان و ثبت اطلاعات پیشنهاد قیمت فروشندگان
  • تهیه صورت مقایسه بین استعلام‌های دریافتی (COMPARISON LIST)
  • ثبت نتایج كمیسیون خرید و اطلاع آن
  • کنترل و پیگیری سفارشاتی كه حمل آن به دفعات صورت می‌گیرد
  • ارائه آخرین وضعیت سفارشات و موجودی در راه
  • ثبت مغایرت‌های اقلام سفارش شده و دریافت شده
  • ایجاد بانك اطلاعاتی از خریدهای گذشته و ذخیره اطلاعات ضروری در مورد كالا، منابع خارجی و ...
  • ثبت هزینه‌های سفارشات و تعین روش تسهیم هزینه‌ها به اقلام سفارش
  • دریافت اطلاعات رسید كالای موقت، رسید كالای دائم، تعدیل رسید کالا، برگشت از خرید از سیستم انبار
  • آنالیز هزینه‌های سفارشات و محاسبه قیمت تمام شده خرید به تفكیك هر قلم خرید خارجی
  • ارسال بخشی و یا کل یک درخواست خرید به سیستم خرید داخلی
  • ثبت مستندات چند رسانه‌ای برای درخواست، سفارش، استعلام خرید و پروفرما، استعلام حمل و ...
  • تعریف لیست سیاه مشتریان و دلایل مرتبط با آن در رابطه با هر مشتری
  • ثبت اطلاعات حمل به تفكیك كانتینر
  • امكان بستن پارتی و محاسبه هزینه‌ها به تفكیك هر پارتی
  • ارسال سند تعهدی به مالی هم‌زمان با ارسال درخواست پرداخت و یا پرداخت تنخواه به سیستم وجوه نقد
  • امكان ثبت كالای جایگزین در مرحله ثبت پاسخ استعلام و یا فاكتور
خرید خارجی

مزایا و برتری‌ها

  • مانیتورینگ عملکرد تأمین‌کنندگان خارجی در مقاطع مختلف
  • ارزیابی تأمین‌کنندگان خارجی بر اساس شاخص‌های داخلی تعریف شده توسط مهندسی خرید هر سازمان و یا استانداردهای بین‌المللی تا سطح کالا
  • ارزیابی شرکت‌های حمل کننده کالا بر اساس شاخص‌های داخلی و یا استانداردهای بین‌المللی در سطوح کالا و سفارش
  • تدوین CPM فرآیند تأمین کلیه سفارشات خارجی در سطح کل سازمان و یا در حد یک سفارش خاص
  • تدوین CPM فرآیند حمل کالا در سطح کل سفارشات سازمان و یا در حد یک سفارش خاص
  • طراحی کلیه فرم‌های ورودی اطلاعات برای مراحل مسیرهای بحرانی (CPM) تعریف شده در سیستم
  • تعریف روش تسهیم هزینه‌های یک سفارش خارجی به اقلام خریداری‌شده بر اساس مبانی و ضرایب مورد نظر حسابداری قیمت تمام شده
  • محاسبه قیمت تمام شده بر اساس روش و مبانی تعریف شده در سطح
    • سفارش خارجی
    • پارتی حمل
    • اقلام خریداری شده
  • ارائه گزارشات متنوع از آنالیز هزینه‌های تخصیص داده شده در مراحل مختلف یک سفارش خارجی تا حد حمل (پارتی)/ کالا
  • ارائه گزارش آنالیز محاسبه قیمت تمام شده سفارشات خارجی
خرید خارجی

Latest Features

  • امکان انتخاب ردیف های هزینه -در زمان ارسال به وجوه نقد- برای درخواست پرداخت
  • امکان صدور ثبت اسناد تعهدي به مالی بر اساس سال وقوع هزینه، به تفکيک سال جاری و سال قبل و به شکل تنظيماتي
  • امکان دريافت فايل متني در هنگام ارتباط انبار و خريد
  • امکان صدور سند بستن حساب سفارشات خارجی به مالی، هنگام بستن پارتی در خریدهای خارجی
  • 5 مرکز شدن سیستم خرید
  • اضافه شدن مراکز کمکی در سفارش و هزینه
  • تکمیل شابلون سند مالی
  • تکمیل شابلون سند وجوه
  • تجمیع ردیف های سند ارسالی به مالی
  • امکان ثبت هزینه های سفارشات خارجی پیش از ثبت رسید موقت انبار
  • امکان کنترل مقدار رسید انبار در زمان ارسال دستورپرداخت به وجوه نقد

گزارش‌ها

    • برنامه هفته جاری ترخیص‌کاران
    • آخرین وضعیت اعتبارات گشایش شده
    • آخرین وضعیت سفارشات درراه (قبل از گمرک ، هنگام دپو در گمرک و پس از ترخیص از گمرک)
    • تأخیر اقدامات سفارشات و ریشه‌یابی آن‌ها
    • درخواست‌های سفارش نشده
    • هزینه‌های سفارشات خارجی
    • اقلام رسیده شده
    • مانده اقلام خریداری شده
    • مانده اسناد درخواست، سفارش خارجی، بارنامه و ...
    • رهگیری چرخه یک سفارش خارجی از درخواست خرید تا رسید قطعی در انبار
    • مقایسه حول محورهای تأمین‌کنندگان خارجی، تغییرات قیمت بر اساس زمان، میزان خرید بر اساس مصرف و ...
    • و ...

ارتباط با سایر سیستم‌ها

جریان کار

    چرخه کاری و گردش عملیات برای نمونه در خصوص یک خرید استعلامی کالا طی یک مرحله آورده شده است:

    • دریافت درخواست خرید از مراجع مرتبط
    • بررسی و کنترل سابقه خرید کالا درخواست شده توسط مسئولین ذی‌ربط
    • طی مراحل تأییدات و مجوزهای لازم از مدیریت
    • ارجاع درخواست خرید به مسئولین سفارشات خارجی
    • منابع یابی با توجه ضوابط و دستورالعمل‌های داخلی و بین‌المللی
    • تهیه و ارسال استعلام قیمت به تأمین‌کنندگان خارجی و دریافت (جمع‌آوری) پروفرماها
    • تهیه صورت مقایسه قیمت‌ها و ارائه به کمیسیون معاملات خارجی
    • تشکیل جلسه کمیسیون معاملات خارجی و تعیین فروشنده برنده
    • طی فرآیند گشایش اعتبار
    • طی فرآیند تبادل مدارک و مستندات
    • ارسال مکانیزه دستور(مجوز) به سیستم مدیریت منابع و وجوه نقد جهت اقدامات لازم برای صدور چک ارزی بر اساس ضوابط
    • طی مراحل سفارش خارجی و کنترل و پیگیری CPM آن
    • طی مراحل فرآیند ترخیص کالا از گمرک
    • حمل داخلی و رسید کالا به انبار
    • ارسال مکانیزه قیمت‌های رسید به حسابداری انبار
    • صدور و ارسال مکانیزه سند مالی به سیستم حسابداری مالی