با توجه به افزایش روزافزون رویكرد شرکت‌ها و سازمان‌ها در برون‌سپاری نیازهای كالا و خدمات خود در دهه‌های اخیر، مدیریت كردن قراردادهای منعقد شده به یكی از مهم‌ترین، محوری‌ترین و حساس‌ترین چالش‌های این گونه سازمان‌ها بدل شده است.

مدیریت قراردادها

سیستم مدیریت قراردادهای رایورز، به سازمان شما - چه در وجه كارفرما باشید و چه در وجه پیمانكار كمك بسیار مؤثری در اجرای مفاد قراردادهای منعقد شده و به جریان انداختن فرآیند اجرای آن در كل واحدهای مرتبط سازمان می‌کند.

این سیستم، فرآیند اجرای قرارداد را در كلیه واحدهای مرتبط مانند تأمین و تداركات (خرید، مناقصه، مزایده)، حسابداری امور قراردادها (شامل حسابداری، خزانه‌داری، اعتبارات)، مهندسی (برنامه‌ریزی و برآورد)، فروش و انبار، به صورت كاملاً یكپارچه و مكانیزه به چرخه می‌اندازد به طوری كه در نهایت بتواند قیمت تمام شده كالا و خدمات مربوطه را به مدیریت و سهامداران منعكس نماید.

ویژگی‌های سیستم

مدیریت قراردادها

ویژگی‌های بارز

  • ایجاد بانك اطلاعاتی جامع قرارداد
    • مفاد قرارداد
    • پیمانكاران و تعیین امتیاز
    • برنامه‌ریزی اجرای قرارداد (تضمین‌ها، پرداخت پیش‌پرداخت، تاریخ‌های تحویل)
    • عملكردها و صورت وضعیت‌ها
    • الحاقیه‌ها و متمم‌های قرارداد
    • ثبت مستندات چندرسانه‌ای (نقشه‌ها، اسناد، ...) با انواع فرمت‌ها
    • تهیه گزارش‌های متنوع مربوطه
    • دریافت اطلاعات به صورت مكانیزه از طریق فایل متنی
    • دریافت اطلاعات صورت وضعیت به صورت مستقیم توسط پیمانكاران از طریق واسط وب
  • مدیریت امور حسابداری قراردادها
    • تأمین اعتبار و كنترل اجرای قرارداد از منظر اعتبارات
    • محاسبه كسور (استهلاك پیش‌پرداخت، كسور قانونی، كسور موردی، ...)
    • ثبت مالی عملیات اجرای قرارداد (صدور مكانیزه اسناد مالی با قوانین دلخواه)
    • صدور دستور دریافت/پرداخت وجوه به خزانه‌داری
    • قیمت‌گذاری اسناد انبار
    • فراهم آوردن اطلاعات لازم برای حصول به قیمت تمام شده كالا/خدمات تا سطح پروژه/فعالیت
    • پشتیبانی از قراردادهای ارزی
  • اجرا و تكمیل چرخه تأمین
    • ادامه فرآیند شروع شده در ماژول‌های تداركات، خرید و مناقصات/مزایدات و هماهنگی با ماژول انبار
  • پوشش انواع قراردادهای خرید/فروش كالا/خدمات
  • مدیریت قراردادهای واسطه‌ای
  • ثبت و نگهداری انواع مستندات چندرسانه‌ای مرتبط با قرارداد از تمامی فرمت‌های رایج
  • پشتیبانی از نظام فهرست بها برای قراردادهای عمرانی
    • محاسبه خودكار تعدیل با توجه به زمان انجام كار
    • احتساب ضرایب و محاسبه كسور به صورت شناور و با توجه به نوع كار انجام شده
مدیریت قراردادها

امکانات

  • ثبت جزئیات مفاد قرارداد شامل
    • اطلاعات سرفصل قرارداد (موضوع، شماره، تاریخ، پیمانكار، ناظر/مشاور، مدت و ...)
    • جزئیات اقلام (فعالیت‌های) قرارداد – برمبنای كالا/خدمت مورد نیاز
    • ثبت و مدیریت پروژه‌های مرتبط با قرارداد
    • تأمین اعتبار مورد نیاز قرارداد (در سطح پروژه‌های تعریف شده)
    • اطلاعات كسور قانونی قرارداد (بیمه، مالیات، سپرده حسن انجام كار و ...)
    • تعریف قوانین محاسبه جریمه (-دیركرد، انصراف)
    • ثبت آنالیز نرخ، آنالیز مواد اولیه، اطلاعات ماشین‌آلات، تجهیزات و قالب‌های امانی مرتبط با هر قلم قرارداد
    • ثبت ضمایم و مستندات قرارداد از طریق امكانات چندرسانه‌ای (multimedia)
  • مجهز به بانك اطلاعاتی پیمانكاران با امكان مدیریت و طبقه‌بندی پیمانكاران و سلب امكان ثبت قرارداد با پیمانكاران فاقد حد نصاب امتیاز
  • پوشش قراردادهای خرید و فروش و مدیریت مدل‌های ارتباط آن‌ها (مدل واسطه‌ای یا واگذاری به پیمانكار دست دوم)
  • پشتیبانی عملیاتی از تمامی انواع قراردادها در سه طبقه "كمی (تعدادی-مقداری)"، "مرحله‌ای (پروژه ای-پیشرفت كار)" و "صورت‌حسابی"
  • تعدیل مفاد قرارداد از طریق ثبت الحاقیه در سطوح سرفصل و ریز فعالیت‌های قرارداد
  • ثبت برنامه كاری (مراحل اجرایی) قرارداد با ذكر تعهدات كارفرما و پیمانكار در مقاطع مختلف قرارداد با امكان زمان‌بندی و تعریف پیش‌نیازهای مرحله‌ای
  • ثبت صورت وضعیت‌ها به صورت‌های:
    • كمیت
    • درصد پیشرفت
    • مبلغ صورتحساب
    • عملكرد منفی (تعدیل عملكردهای گذشته)
    • انصراف (عدم انجام تعهدات)
  • دریافت مكانیزه صورت وضعیت از طریق:
    • اسناد خرید كالا و برگشت از خرید سیستم انبار رایورز
    • فایل متنی
    • ورود اطلاعات مستقیم توسط پیمانكاران به صورت تحت web
  • صدور مكانیزه صورت حساب بر اساس صورت وضعیت(های) جدید و مقایسه آن با مفاد و مراحل و قوانین قرارداد شامل ثبت:
    • ناخالص‌ها
    • كسورهای قانونی
    • استهلاك پیش‌پرداخت‌ها
    • جریمه دیركرد
    • جریمه انصراف
    • اعمال كسور موردی به دلخواه با ذكر شرح، شماره نامه، ...
    • تسویه علی‌الحساب
    • بدهی قبلی
    • محاسبه خالص قابل پرداخت
  • امكان تنظیم سطح اعمال كسور قانونی در سطوح سرفصل یا اقلام قرارداد و یا به صورت شناور با توجه به نوع كار انجام شده و نیز به تفكیك هر قرارداد
  • امكان تعیین ضریب شیب كسر استهلاك پیش‌پرداخت
  • امكان تبدیل به حال شدن پیش‌پرداخت‌های پرداخت شده به صورت موردی (استهلاك زودرس پیش‌پرداخت)
  • تعریف قوانین صدور سند مالی (شابلون) به تفكیك هر فعالیت هر قرارداد
  • ایجاد و صدور مكانیزه سند مالی تعهدی صورت حساب بر اساس شابلون تعریف شده به سیستم حسابداری مالی
  • صدور مكانیزه سند مالی سود مؤسسه واسطه برای ارائه به كارفرمای اصلی
  • تسهیلات برای دریافت هزینه‌های جانبی قرارداد (كسوری كه از منشأ دیگر سیستم‌های سازمانی در سیستم حسابداری مالی ثبت شده‌اند) با تعریف قوانین دریافت در شابلون‌های مربوطه
  • تسهیلات برای دریافت مراحل و عملكردهای انجام شده قبلی از سیستم حسابداری مالی برای تكمیل اطلاعات قراردادهایی كه از ابتدای راه اندازی سیستم ثبت نشده‌اند
  • ارسال دستور دریافت و پرداخت قرارداد به سیستم مدیریت منابع و وجوه نقد رایورز
  • توقف اجرای قرارداد با توجه به عدم انجام عملی دریافت/پرداخت ارسالی به سیستم مدیریت منابع و وجوه نقد
  • دریافت اسناد انبار مرتبط با قرارداد به عنوان عملكرد قرارداد و قیمت دار كردن آن‌ها بر اساس مفاد قرارداد
  • تأمین اعتبار و اجرای قرارداد با كنترل سیستم اعتبارات به صورت متمركز
  • صدور مكانیزه اسناد مالی و وجوه نقد بر اساس پروتكل سیستم اعتبارات
  • تسویه موردی كسور قابل برگشت (مانند سپرده حق بیمه یا سپرده حسن انجام كار)
  • صدور مكانیزه صورت حساب نهایی و تسویه قرارداد بر اساس صورت وضعیت قطعی
  • انتقال بدهكاری قرارداد به قرارداد دیگر – با انجام ثبت‌های لازم در اسناد حسابداری
  • مشخص بودن وضعیت كاری قرارداد در هر لحظه توسط اقلام اطلاعاتی مانند مانده عملكرد، مانده پیش‌پرداخت، مانده علی‌الحساب، آخرین نرخ قلم قرارداد، مراحل انجام شده، درصد پیشرفت هر مرحله، میزان پرداخت و دریافت‌های انجام شده، برنامه كاری آینده و ...
  • برگردان كلیه اعمال انجام شده بر قرارداد- از انتها به ترتیب معكوس (پیمایش معكوس)
  • امكان تأیید و اعتبار دهی به اطلاعات توسط مقام مسئول و سلب امكان تغییر اطلاعات تأیید شده
  • تعیین سطح دسترسی كاربران به عملكردهای سیستم
  • دسته‌بندی قراردادها در سرفصل‌های مختلف و قابل تعریف توسط سازمان
  • امكان فسخ، غیر فعال یا فعال كردن قلم قرارداد/قرارداد در هر زمان لازم
  • امكان تعریف مركز پروژه برای هزینه‌یابی مراحل، عملكردها و صورت وضعیت‌ها
  • تسهیلات برای ایجاد خودكار برنامه كاری (مراحل اجرایی) قراردادها از طریق تعریف الگوهای برنامه‌ریزی
  • امكان تهیه گزارش‌های جامع و متنوع از كلیه اطلاعات سیستم توسط ابزار گزارش ساز پویا در قالب گزارش‌های استاندارد ثابت و گزارش‌های قابل ساخت توسط كاربر
  • اعمال الزامات حسابداری قراردادها برای حصول به قیمت تمام شده كالا/خدمات در سطح قرارداد/پروژه
  • پشتیبانی از قراردادهای ارزی
  • پشتیبانی فهرست بها
    • نگهداری اطلاعات دوره‌های مختلف
    • امكان ساخت اطلاعات دوره‌های جدید بر پایه اطلاعات قبلی و نیز امكان دریافت متنی از فایل
    • محاسبه تعدیلات با توجه به نوع كار
    • اعمال ضرایب با توجه به نوع كار
مدیریت قراردادها

مزایا و برتری‌ها

  • به جریان اندازنده فرآیند اصلی سازمان‌های تأمین كننده به صورت كاملاً مكانیزه در حوزه‌های مختلف سازمان
  • ارائه قیمت تمام شده كالا/خدمات در تعامل با سیستم‌های مرتبط
  • پشتیبانی دو مدل خرید و فروش و واسطه‌ای
  • كاملاً هماهنگ و در تعامل با ماژول‌های حوزه مالی
  • پشتیبانی از فهرست بها
  • پشتیبانی از قراردادهای ارزی
  • پشتیبانی از نظام ذی حسابی سازمان‌ها و نهادهای دولتی
مدیریت قراردادها

Latest Features

  • قراردادها به تفکیک پیمانکار، شماره قرارداد، مبلغ و عنوان پروژه
  • صورتحساب‌های پرداخت شده به تفکیک پیمانکار، پروژه و قرارداد
  • قراردادهای متنوع هر پیمانکار
  • صورت وضعیت‌های تأیید شده/نشده به تفکیک پیمانکار، پروژه و قرارداد
  • هزینه‌های پرداخت شده پروژه‌ها
  • کلیه کسورات اعم از قانونی (بیمه، مالیات، حسن انجام کار) و استهلاک پیش پرداخت‌ها و علی‌الحساب‌ها به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • اسناد تضمین هر قرارداد
  • تاریخ انقضاء اسناد تضامین قراردادها به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • مانده کمیت/مبلغ هر قرارداد
  • اقلام فهرست بها
  • کسورات هر صورت وضعیت به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • مبالغ تامین اعتبار، مانده اعتبار سیستم اعتبارات به تفکیک قرارداد، پروژه و پیمانکار
  • مانده پیش‌پرداخت قابل تسویه به تفکیک هر قرارداد
  • اقلام قرارداد به تفکیک شماره قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • تضامین دریافت شده و پیش‌پرداخت‌های پرداخت شده به تفکیک اقلام هر قرارداد
  • جمع مبالغ پرداخت شده به تفکیک بابت‌های قرارداد اعم از کارکرد، تعدیل، نظارت عالیه و... به تفکیک هر قرارداد یا پیمانکار
  • و ...

گزارش‌ها

    • حسابداری مالی و کنترل بودجه: صدور/عودت خودكار سند مالی تعهدی بر اساس صورت وضعیت صادر شده
    • مدیریت وجوه نقد (خزانه داری): ارسال اطلاعات ریالی مراحل انجام شده قرارداد و تبدیل مكانیزه آن‌ها به اسناد دریافت یا پرداخت؛ امكان رؤیت وضعیت جاری اسناد دریافت/پرداخت مربوطه از طریق قراردادها به صورت بهنگام
    • اعتبارات: ارسال درخواست تعهد بر مبنای پروژه‌های قرارداد؛ صدور صورت وضعیت‌ها و كلیه عملیات دریافت پرداخت بر اساس بودجه اختصاص داده شده
    • خرید داخلی (تدارکات): دریافت اطلاعات سفارشاتی كه منجر به قرارداد شده است.
    • انبار (کنترل موجودی و حسابداری انبار): دریافت اطلاعات اسناد خرید، برگشت از خرید، حواله، برگشت به انبار به عنوان عملكرد قرارداد؛ قیمت دار كردن اسناد دریافتی از انبار با توجه به نرخ‌های تعریف شده در قرارداد

ارتباط با سایر سیستم‌ها