در سال‌های اخیر، فرهنگ‌سازمانی، همواره موضوع داغی بسیاری از بحث‌ها بوده است. می‌دانیم که موفق‌ترین سازمان‌های امروز، به کارمندان خود احترام گذاشته و تلاش دارند تا محیط کاری مثبتی را فراهم سازند. علاوه بر درستی این امر، کارمندان راضی -که به آن‌ها بها داده شده است- در دستیابی به اهداف سازمان نقش بیشتری ایفا می‌نمایند. در این مقاله، گام‌های عملی جهت هدایت سازمان در مسیر فرهنگ هدفمند و پیشرفته شرح داده خواهد شد.

1. کار خوب بیش از کار سخت ارزشمند است.

احتمالاً شنیده‌اید که «هوشمندانه‌تر کار کنید، نه سخت‌تر». در گذشته، زمانی که خطوط مونتاژ خودکار نشده بودند و توان عملیاتی دقیق نبود، سخت‌کوشی، ارزش محسوب می‌شد. تلاش بیشتر، تولیدات افزون‌تری را در زمان کمتر، به بار می‌آورد. امروزه اکثر ما، رهبران شرکت‌های خلاق و دانش محور هستیم. در این‌گونه سازمان‌ها، چنانچه فردی سخت کار کرده و تا دیروقت سرکار بماند، احتمالاً نیاز به کمک در زمینه مدیریت زمان یا نیروی کاری بیشتر است و نه شایسته دریافت مدالی برای تعهد کاری خویش.

شاید دیگر مهم نیست که همه افراد، رأس ساعت ۹ صبح سرکار حضور یافته و تا ۶ عصر در شرکت بمانند. شاید اگر نیروی فوق خلاق بازاریابی یا مهندس با استعداد و درون‌گرای شما، ساعت ۱۰ یا ۱۱ برسد، کارایی بیشتری داشته باشد. کمتر به رعایت قوانین فکر کرده و بیشتر درگیر این باشید که چطور می‌توانید زندگی را راحت کرده و ایده‌های خلاقانه و الهام‌بخش‌تری بسازید.

۲. خط‌مشی دورکاری واقعی ارائه کنید.

چنانچه به کار سخت کارمندانتان از منزل اعتماد ندارید، مشکل شما بسیار بزرگ‌تر از ایجاد فرهنگی الهام‌بخش خواهد بود. خوشبختانه شما به کارمندانتان اعتماد داشته و می‌توانید خط‌مشی دورکاری رسمی و انعطاف‌پذیری ارائه نمایید. برخی سازمان‌ها دورکاری را به طور غیررسمی ممکن می‌سازند، با این حال هنوز کارمندان ممکن است احساس کنند که بهره بردن از آن ممنوع بوده و یا برای مواقع اورژانسی یا بیماری به کار می‌رود (نکته: چنانچه کارمندان شما واقعاً بیمار هستند، می‌بایست ایشان را تشویق کنید تا آن روز را استراحت کنند. صرفاً فعالیت در محیطی دیگر -که در آن بتوانید بدون ناراحت کردن دیگران بینی خود را تمیز کنید- استراحت واقعی نیست).

سعی کنید یک روز را در هفته انتخاب کنید که در آن دورکاری نه تنها مجاز بوده، بلکه تشویق نیز می‌شود. این روز می‌تواند مختص سازمان یا تیم شما باشد. شاید دوشنبه یا سه‌شنبه گزینه خوبی باشد. با این تدبیر، دورکاری نهادینه شده و در عین حال، همگان فرصتی پیدا می‌کنند تا در طول هفته سرکار حاضر شوند. در نتیجه، کارمندان از شر رفت و آمد به محل کار خلاص شده و این زمان را به انجام کارهایی اختصاص دهند که در خلوت بهتر انجام می‌شوند. هدف اصلی شما از پیاده‌سازی چنین تدابیری، نمایانگر احترام شما به تصمیمات و نیز سلامت کارمندان است.

۳. تعداد جلسات را به نصف کاهش دهید.

با خودتان صادق باشید، آیا تمام جلساتی که در آن شرکت می‌کنید، برای شما و تیمتان مفید هستند؟ شاید اگر در موقعیتی باشید که برای شرکت در برخی جلسات حق انتخاب داشته باشید، اثربخشی بیشتری به همراه داشته باشند. بنابراین به من اعتماد کنید هنگامی که ادعا می‌کنم در سازمان‌های بزرگ، کارمندان زمان بسیار زیادی را در جلسات می‌گذارند.

البته باید اذعان نمود که بسیاری از جلسات مهم هستند. علی‌الخصوص در زمینه‌هایی مانند فروش که در آن کارمندان اغلب افرادی مردمی بوده و ایجاد رقابت دوستانه در محیطی رودررو برای آن‌ها بسیار انگیزه‌بخش خواهد بود. اعلام نمی‌کنم که جلسات مهم نیستند، صرفاً پیشنهاد می‌کنم تا در رویکرد خود تجدیدنظر نموده و ببینید آیا می‌توانید شرایط را طوری بهبود ببخشید که سازمان و کارمندان، منتفع شوند یا خیر.

بدتر از تعداد جلسات، میزان اغتشاشی است که در نتیجه لپ‌تاپ‌های باز، افرادی که با تلفن صحبت می‌کنند، صحبت‌های حاشیه‌ای و غیره اتفاق می‌افتد. همه فکر می‌کنیم می‌توانیم چند کار را در آن واحد با هم انجام دهیم، لیکن اشتباه می‌کنیم. شاید قادر باشیم سریع تمرکز خود را از چیزی برداشته و به چیزی دیگر معطوف کنیم، اما این کار برای جلسات و هر چه روی لپ‌تاپ انجام می‌دهیم مفید نیست. همزمان با اهتمام در کاهش جلسات، این موضوع را هم مدنظر قرار دهید که چرا که این دو مسئله به یکدیگر مربوط هستند.

به نظرم، دو دلیل اصلی برای جلسات زیاد وجود دارد: (۱) ترس یا عدم تمایل به تغییر (۲) نیازی پنهان برای دستیابی به توافق.

ابزارهای ارتباطی و روش‌های کاری خود را بهبود بخشیده‌ایم. ایمیل، پیام‌های آنی، موبایل، ویدئو کنفرانس، وب کست و دیگر ابزارهای مدرن جهت تشریک مساعی، در خدمت ما هستند. نیازی نیست که هر هفته برای هشت مسئله مختلف، دور هم جمع شده و در مورد وضعیت آن‌ها صحبت کنیم. واقعاً نیازی به این کار نیست. نیازی نیست که ۲۰ نفر در مورد یک کار توافق داشته باشند. هنگامی که در جلسه کسانی حاضر هستند که لازم نیست آن جا باشند؛ این افراد با احتمال بیشتری به کارهای متفرقه می‌پردازند. علاوه بر این، انجام کارهای متفرقه در بهترین حالت، تمرکز را بر هم می‌زند و در بدترین حالت واگیردار است.

از کارمندان خود بخواهید که چند کار را با هدف کاهش تعداد جلسات به نصف انجام دهند:

۱.در جلسات منظم، بررسی کنید که آیا می‌توانید آن‌ها را با تناوب کمتری برگزار کنید (مثلاً هر دو هفته یکبار به جای هر هفته) یا به طور کلی کنار بگذارید.

۲.در مورد لیست افرادی که به طور منظم به جلسات منظم دعوت می‌شوند، بازنگری انجام دهید و فقط کسانی را به جلسات دعوت کنید که باید آنجا باشند.

۳. هنگام تهیه لیست دعوت شوندگان، دوراندیش بوده و از عملگر «اختیاری» استفاده کنید تا افراد در صورت لزوم بتوانند در جلسات شرکت کنند.

۴. در متن دعوت، یک هدف یا مسئله کوتاه را درج کنید. حداقل یک جمله در متن وجود داشته باشد که هدف جلسه در آن مشخص شده است.

۵. در ابتدای جلسه از افراد بخواهید که لپ‌تاپ‌های خود را خاموش نموده و گوشی‌هایشان را کنار بگذارند . بهتر است این درخواست را با توضیح اهمیت توجه همگان به موضوع و درگیر شدن راجع به موضوع جلسه همراه کنید.

بسیار خوب حرف‌های زیادی برای گفتن هست و شاید ادامه این صحبت‌ها در مقاله‌ای دیگر منتشر شود. در هر حال سه توصیه برای گام نهادن به سمت بهبود و فرهنگ‌سازمانی ارائه شد. آیا ایده‌های دیگری دارید؟ آیا این توصیه‌ها برای شما جواب داده است؟